Ab Montag keine Lagerleitung.
Jemand muss einspringen. Aber wer hat die Staplerprüfung, die Arbeitsschutzunterweisung und die Lagerordnung? Für Tabellensuche ist jetzt keine Zeit.
oneLearning · Schulungsmatrix · Einsatzbereitschaft
Wer kann morgen einspringen?
Jemand kündigt, geht in den Urlaub, oder eine Umstrukturierung steht an. Die Frage ist immer dieselbe: Wer kann die Arbeit übernehmen, mit allen Pflichtschulungen in Ordnung? Die Einsatzbereitschafts-Karte zeigt es auf einen Blick.
Wie tief soll es gehen?
Dieselbe Karte. Zwei Tiefen.
Oberfläche. Wenn Sie nur ein paar Minuten haben
mittlere Tiefe. Das Wesentliche, mit Beispielen aus der Praxis
Die Grundlage: die Schulungsmatrix
Die Karte arbeitet mit dem, was Sie ohnehin pflegen.
Kein neues Register. In der Schulungsmatrix steht pro Rolle, was Pflicht ist. Die Karte gleicht das mit allen ab.
- 1
Pro Rolle legen Sie fest, was Pflicht ist.
In der Matrix ordnen Sie jeder Rolle die Pflichtschulungen und Lerninhalte zu, und wie lange sie gültig sind.
- 2
Das System weiß, was für wen gilt.
Sobald Mitarbeitende ihre Schulungen abschließen, führt das System, was gültig ist, was bald abläuft und was bereits abgelaufen ist.
- 3
Die Karte gleicht alle mit jeder Rolle ab.
Nicht nur mit der eigenen Rolle. Sie berechnet auch, wie weit jemand für die anderen geschult ist. Daraus entsteht der Prozentwert auf der Karte.
- Sehen, was daraus wird ↓
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Urlaubszeit, und nur eine Person kennt sich aus.
Dass eine Stelle an einer einzigen Person hängt, merkt man genau dann, wenn sie nicht da ist.
Umstrukturierung: Wen kann man versetzen?
Wer für die neue Stelle schon die meisten Schulungen hat, braucht die kürzeste Umschulung. Man muss nur wissen, wer das ist.
So sieht es aus
Ein erfundenes Team, sieben Stellen
In den Zeilen die Mitarbeitenden, in den Spalten die Stellen. Die Zelle zeigt, welcher Anteil der Pflichtschulungen der Stelle gültig vorhanden ist. Klicken Sie auf eine Zelle, um zu sehen, was fehlt.
Namen und Daten sind erfunden.
Was genau wird gezählt?
Keine Schätzung. Dieselbe Regel, die Sie auch im Profil der Mitarbeitenden sehen.
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Ausgangspunkt ist die Schulungsmatrix der Stelle
Pro Stelle legen Sie fest, welche Kurse und Schulungen Pflicht sind. Die Karte gleicht alle Mitarbeitenden damit ab, auch für Stellen, die ihnen nicht zugeordnet sind.
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Nur gültige Abschlüsse zählen
Ist die Wiederholungsfrist einer Schulung abgelaufen, gilt sie nicht als erledigt. Bald ablaufende Schulungen werden markiert, damit sie rechtzeitig eingeplant werden.
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Wahlgruppen werden richtig gezählt
Wo einer von mehreren Kursen genügt, genügt ein Abschluss.
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Die Schwelle legen Sie fest
Mit einem Schieberegler bestimmen Sie, ab welchem Prozentsatz jemand als einsatzbereit gilt. Die Karte färbt sich sofort um.
Was die Führungskraft sieht
Stellen ohne Vertretung
Wo außer den aktuellen Stelleninhabern niemand die Schwelle erreicht. Das ist das Ein-Personen-Risiko, und jetzt sehen Sie es im Voraus.
Wer am vielseitigsten ist
Für wie viele Stellen jede Person einsatzbereit ist. Das ist die Reserve des Teams.
Was zur vollen Einsatzbereitschaft fehlt
Fehlende oder abgelaufene Schulungen pro Person und Stelle. Daraus wird der Umschulungsplan.
Drei Blickwinkel
- 1Ausgehend von einer Person
Wofür ist sie noch geeignet? Alle Stellen, nach Erfüllung sortiert.
- 2Ausgehend von einer Stelle
Wer ist dafür geeignet? Eine Rangliste der sichtbaren Mitarbeitenden, die aktuellen Stelleninhaber markiert.
- 3Das ganze Team auf einmal
Eine Heatmap für die ausgewählten Stellen, auch als Tabelle zum Öffnen in Excel herunterladbar.
Häufige Fragen
Müssen wir neue Daten erfassen?
Nein. Die Karte arbeitet mit den vorhandenen Stellen, der Schulungsmatrix und den erfassten Abschlüssen. Ist die Matrix da, ist die Karte einsatzbereit.
Was gilt als abgeschlossen?
Dasselbe wie im Profil der Mitarbeitenden: bei Kursen der zum Typ passende Abschluss (zum Beispiel eine bestandene Prüfung), bei Präsenzschulungen der erfasste Abschluss. Eine abgelaufene Wiederholungsfrist zählt nicht.
Wer sieht die Karte?
Nur wer die Berechtigung im eigenen Profil aktiviert hat, und auch nur die Mitarbeitenden, die in der Benutzerliste sichtbar sind.
Lässt sie sich nach Excel exportieren?
Ja. Die Heatmap lässt sich mit einem Klick als Tabelle herunterladen, die sich in Excel öffnen lässt.
Was ist eine Schulungsmatrix?
Pro Stelle die Liste der Pflicht- und Wahlkurse und Schulungen, bei Bedarf mit Wiederholungsfrist. In oneLearning wird sie pro Stelle gepflegt.
Für welche Unternehmensgröße lohnt es sich?
Sobald man nicht mehr im Kopf behält, wer was kann: ab einigen Dutzend Personen, und je mehr Pflichtschulungen, desto mehr.
Sehen wir es uns mit Ihren Stellen an.
Wenn Sie schon eine Schulungsmatrix haben, ist die Karte sofort nutzbar. Wenn nicht, fangen wir dort an.